Формирование отчетности в ГНИ. Нюансы ЗиК в части НДФЛ

Данная статья рассматривает особенности подготовки к сдаче отчетности по НДФЛ для конфигурации Зарплата и Кадры 1с 7.7

В соответствии с п. 1 ст. 226 Налогового Кодекса РФ российские организации, от которых или в результате отношений с которыми, налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога на доходы физических лиц.

В данном случае организации являются налоговыми агентами.

Существует налог исчисленный (т.е. рассчитанный с суммы заработной платы) и удержанных (рассчитанный с суммы выплаты заработной платы). Уплату НДФЛ согласно главы 23 НК РФ Налоговые агенты перечисляют ежемесячно не позднее дня получения в банке наличных денег на выплату зарплаты, либо не позднее дня, когда зарплата перечислена на счета сотрудников.
Рассмотрим типичные ошибки которые допускают расчетчики заработной платы.

Самая распространенная ошибка – уплата (особенно в начале 2011года) не с выплаченных сумм, а с начисленных. Или смена варианта распределения НДФЛ в разных. Все хорошо если заработная плата выплачивается вовремя в полном размере. А если нет?
Рассмотрим наглядный пример.

В штате фирмы ООО «Рогов и К» числится 2 сотрудника. Директор и Бухгалтер. Для простоты будем считать что вычетами они не пользуются.

В январе 2011 года была начислена заработная плата Директору и Бухгалтеру 15000 и 10000 рублей соответственно. НДФЛ начисленный в данном случае будет равен 1950 и 1300. Общая сумма начисленного НДФЛ 3250. В связи с тяжелым материальным положением заработная плата была выплачена частично. По 5000 рублей каждому сотруднику. Сумма НДФЛ удержанного составила 1300 рублей. Бухгалтер из отчета «Свод по заработной плате» берет сумму начисленного НДФЛ и перечисляет его в бюджет. Все как бы верно, но не совсем. НДФЛ нужно было брать не начисленный, а удержанный (можно увидеть в отчете «Свод проводок и данных налогового учета». Теперь посмотрим что у нас получилось.
Изначально в ЗиК был реализован механизм распределения НДФЛ только удержанного. С 318го релиза (могу ошибаться) ситуацию исправили и дали возможность распределять НДФЛ с начисления. Механизм распределения прост и подобен механизму распределения в ПФР.

СуммаУплаты/СуммаНачисления = КоэффициентРаспределения.

Согласно полученному коэффициенту и происходит распределение…
Т.е. 3250/1300=2.5

В режиме распределения по НДФЛ удержанному программа распределит

Директор 1625 (начислено 1950)
Бухгалтер 1625 (начислено 1300)

Не каждый расчетчик обратит внимание на результат распределения… Ну а в справку 2 НДФЛ результат берется из документа распределения. Как результат – круглые глаза и вопрос «А откуда взялись эти цифры?». Вариант исправления – перезаполнить документы в соответствии с вариантом уплаты (какие цифры НДФЛ брали для уплаты).

Не совпадение сумм НДФЛ начисленного и удержанного, хотя долгов за предприятием по своду нет.. Встречается довольно редко, но хотелось бы остановиться. Вероятнее всего при выплате заработной платы отказались от расчета НДФЛ удержанного и при переходе на следующий месяц не обратили внимание на предупреждение программы о наличии не рассчитанных записей.Два варианта исправления

• корректировка НДФЛ удержанного в карточке (подходит для фирм с небольшим штатом сотрудников)
• Рассчитать НДФЛ удержанный (есть обработки перехода в предыдущие периоды без обнуления результатов расчетов)

Выплата отпускных…. Согласно главы 23 НК РФ бухгалтер перечислил НДФЛ по сотруднику ушедшему в отпуск в середине месяца. Ввел распределение вручную. В конце месяца при распределении НЛФД по предприятию в целом просто нажал кнопку заполнения. 1С не учитывает промежуточные выплаты, и снова включила сотрудника ушедшего в отпуск в таблицу распределения. Как результат – суммы распределились не верно. Вариант исправления - исключить сотрудника из списка.

Сторнирование результатов расчета по сотруднику задним числом. Часто на большом предприятии приходится сторнировать записи предыдущих месяцев. В данном случае конечно же меняется НДФЛ, но почему-то расчетчики забывают про базу распределения…

Самый простой пример: Иванов прогулял две недели и был уволен. Мастер сведения подал с опозданием, и расчетная группа начислила Иванову заработную плату. Месяц закрыт. Налоги уплачены. Иванова увольняем. З/П корректируем. Но налоги-то УПЛАЧЕНЫ с учетом НДФЛ Иванова…. В данном случае рекомендуется не распределять излишне уплаченные суммы по оставшимся сотрудникам, а отнести переплату как аванс (пусть даже уже на 2012год). Просто программа с учетом коэффициента может распределить не корректно.

Отпуска (больничные) переходящие на новый налоговый период. Теоретически 1С делает правильно… Относит налоги на тот период на в котором они действуют. Но это только теоретически… ГНИ думает иначе. Раз доход получен в прошлом налоговом периоде (если мы находимся уже в 2012 году). То и отражен/уплачен он должен быть в том же периоде. Внимание! На суммы отнесенные в новый налоговый период 1с предоставляет вычеты! Способы исправления:

• изменить записи журнала расчета
• сделать исправления в карточке корректировки НДФЛ сотрудника.

Разработан специальный отчет который позволяет выявить расхождения в начислении, удержании, уплате НДФЛ.
Варианты отчета:

• Сравнить начислено/уплачено целиком
• Сравнить начислено/уплачено помесячно (разбивка по сотрудникам)
• Итоги начислено/уплачено помесячно (общая проверка)
• Количество выплат сотрудника в периоде (поиск отпускников)
• Сравнить НДФЛ начис/уплач по сотрудникам
• Сравнить НДФЛ начис/уплач по месяцам
• Сравнить НДФЛ начис/удерж (сотрудник-период: шахматка)

поддерживается:

• формирование отчета по списку сотрудников
• по указанному подразделению или предприятию в целом
• по указанной налоговой ставке или по налогу целиком
• для сравнения начислено / уплачено можно выбрать выбрать либо НДФЛ начисленный, либо НДФЛ уплаченный

Посмотреть вложение 10384